办公室工作人员在写公文时往往理不出头绪，写着写着有时写不下去了。其实，公文是有一定模式的，掌握了以下这些知识和方法，写公文就会变得轻松不少。

　　公文的种类与走向

　　行政公文是行政机关在管理工作中按照确定程序和特定体式形成的具有相应效力的文字材料。

　　行政公文包含两大类：通用公文和专用公文。通用公文包括决定、公告、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。专用公文有通缉令、笔录等。

　　公文如果是下级向上级发的，叫上行文。如果是上级向下级发的，叫下行文。

　　平行文是不相隶属机关（包括同级机关）送达的文件（如地方与部队间、各部委间、学校与企业间）。还有一种叫泛行文，广泛告知，如公告，通知、启事等。

　　公文行文的准则

　　公文行文的准则有以下几条：1、行文应当确有必要，注重效用。2、部门的内设机构，除办公厅（室）外，不得对外正式行文。3、联合行文各机关必须是同级。4、主送与抄送：主送对公文负责主办、答复。一般只有一个主送。抄送只是了解与配合执行。不抄送下级。5、请示事项不可使用报告，请示是办件，报告是阅件。6、同级之间不用“请示”。

　　公文的语言特点

　　行政公文的语言特点为：明确性、客观性、模式性、庄重性。

　　明确性指的是行文要求明明白白、一目了然，不能含糊不清。

　　客观性指的是内容要真实、不歪曲，不虚构。

　　模式性指的是公文语言常有一定的模式。我们在公文中经常会看到以下这些词句：收悉、原则同意、遵照执行、请予审批、特此通知、妥否，请批示、“为……特作如下通知”、“现转发你们，望……”、“以上报告，如有不当请指正”、“以上报告，如无不妥请批转……”。这些，都是有一定模式的。

　　庄重性指的是不用口头化的语言，而有特定的语言规范。如以下这些口头语要改为规范用语：马上----立即，赶快----迅速，见面----会见，与有关方面一起----会同，不认真对待----无视，到时候----届时，已经----业已，打算在----拟于，收到并了解了----收悉。

　　公文中的模糊语言

　　公文中有一种语言叫模糊语言，它与语言表达模糊不清是两个概念。公文中的模糊语言表达的意思是清楚明白的。比如以下这句话：“近年来，党中央、国务院三令五申，要求精简会议和文件，并采取了一些措施，取得了一定成效。”在这句话中，“三令五申”“近年来”“一些”“一定”都属于公文中的模糊语言。

　　公文中的模糊语言具有概括性。比如以下这句话：“接到本通知后，请立即传达到各有关期刊社。”在这里，“各有关期刊社”就包括了下属部门，没有必要在公文中一一点出期刊社的名称。

　　公文中的模糊语言还具有委婉性。如：长足的进步、较大的提高、高度评价、难以估量的损失、众所周知的原因等，都是用委婉表述的。

　　用模糊语言表示时间的有：最近、近日、近期、近来、目前、当前、从前、过去、一度、一直、许久、一个时期以来……

　　表示范围的有：一些、有些、总的、部分、一部分、广泛、几个、相关、适当、不少……

　　表示程度和频率的有：略、很、极其、一定、难以估量、程度不同、原则上、基本上、一再、多次、屡屡、往往、经常、三令五申、接二连三……

　　表示语气的有：大约、可能、也许、估计……

　　公文中易出现的问题

　　公文写作中容易出现的问题有以下10条，这是在写作中需要注意的。

　　1、行文方向不明确。2、报告与请示不分。3、请示与意见不分。4、命令、决定、通报吃不准用哪一个。5、行文套话太多。6、行文党政不分。7、内部机构对外行文。8、一文数事。9、同级之间用“请示”。10、公文中口头语言太多。

　　公文的开头与主体

　　公文的开头并无定式。有的开头语常用的词汇有：“为”“为了”“根据”“遵照”“按照”等。

　　开头语也可以先用叙述式的，把取得的成绩简要说一下，然后用“但是”加以转折，说出这个公文的目的。

　　开头语还可以先直接写明这项工作的重要意义，然后行文写“就有关问题通知如下”等。

　　开头语也有用新闻消息导语式的，先把时间、地点、人物、事情、原因交代一下，然后再写“但是”“现将有关情况报告如下”等。

　　公文的主体部分是它最主要的内容。由于各类公文品种繁多，主体部分的写法各不相同。总的要求是：层次条理要清楚明白，表述内容要具体明确，措词要周详全面，内容较多要分层列项。

　　如写表扬性通报，就要先写明表彰人物或集体的缘由，写出简要评价，再写清希望、号召，使表彰达到目的。

　　如写批评性通报，就要写错误事实、危害、处理决定、要求，以达到以此为戒的目的。

　　在写工作报告或情况报告时，先要写递交报告的背景，再写工作进展情况、存在问题及下一步的计划。

　　在写请示时，主体部分首先要写清楚请示的缘由，即“为什么要请示”？然后写清楚请示的事项，单一而明确，不含糊，理由充分；最后再写谦词。如“特此请示，望批复”“以上意见当否，请批示”，等等。

　　总之，主体部分必须是严谨的、准确的、客观的、庄重的、合乎逻辑且有一定的语言艺术和修辞手法。

　　要做到这一切，还需在实际工作中不断磨炼与学习。